1. Tại sao phòng khám nha khoa cần quản lý tồn kho?

Quản lý tồn kho trong phòng khám nha khoa là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho bệnh nhân, tiết kiệm chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. Một phòng khám quản lý tốt kho vật tư sẽ có những lợi ích sau:

Đã đến lúc ngành y khoa cần ứng dụng triệt để chuyển đổi số và quản lý bằng phần mềm.

1.1 Đảm bảo cung cấp dịch vụ liên tục

Quản lý tồn kho nha khoa giúp phòng khám nha khoa đảm bảo luôn có đủ các vật phẩm, dụng cụ, thuốc, vật liệu y tế cần thiết để cung cấp dịch vụ cho bệnh nhân một cách liên tục và không bị gián đoạn. Trong nhiều trường hợp nếu không kiểm soát tồn kho hiệu quả, sản phẩm hết hàng, hết hạn không kịp cung cấp cho quá trình điều trị của bệnh nhân sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả điều trị và trải nghiệm khách hàng.

Không những vậy, nếu không quản lý tồn kho hiệu quả trong nhiều trường hợp phát sinh nhà cung cấp hết hàng, đứt nguồn hàng thì phòng khám phải tốn thời gian chờ đợi, tìm nơi cung cấp mới điều này gây tốn thời gian, nhân lực để xử lý cũng sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng.

1.2 Tiết kiệm chi phí

Quản lý tồn kho hiệu quả giúp phòng khám nha khoa tránh tình trạng mua sắm quá mức, lưu trữ không hiệu quả hoặc hao tổn. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh. Trên thực tế, nếu việc tính toán tồn kho theo phương pháp thủ công, ước chừng số lượng, thời gian nhập hàng rất dễ dẫn đến kết quả không chính xác, quá thừa hoặc thiếu cũng gây ảnh hưởng cho phòng khám và quá trình kinh doanh. Vì thế sử dụng công cụ đắc lực giúp tồn kho hiệu quả sẽ tối ưu được nguồn lực và tiết kiệm nguồn lực cho phòng khám.

1.3 Đảm bảo chất lượng dịch vụ

Quản lý tồn kho đảm bảo rằng các vật phẩm y tế được sử dụng trong phòng khám nha khoa đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Việc kiểm tra, bảo quản và sử dụng đúng cách các vật phẩm y tế cần thiết giúp tránh tình trạng sử dụng các vật phẩm hết hạn sử dụng hoặc không đảm bảo chất lượng.

1.4 Đối phó với tình trạng thiếu hụt

Quản lý tồn kho giúp phòng khám nha khoa phát hiện và đối phó kịp thời với tình trạng thiếu hụt các vật liệu nha khoa quan trọng. Điều này giúp tránh tình trạng không thể cung cấp dịch vụ cho bệnh nhân hoặc phải hoãn lại các cuộc hẹn.

1.5 Quản lý chi tiết và minh bạch

Quản lý tồn kho giúp phòng khám nha khoa có cái nhìn tổng quan về các vật tư nha khoa và những sản phẩm nào đang được sử dụng hoặc cần được mua thêm. Điều này giúp quản lý chi tiết và minh bạch trong việc quản lý nguồn lực và kế hoạch tài chính.

2. Các cách quản lý tồn kho phổ biến

Hiện nay, có nhiều cách quản lý tồn kho nha khoa phổ biến đã được nhiều nơi ứng dụng. Mỗi cách có những ưu và nhược điểm nhất định, nhưng tất cả đều cần đảm bảo các đáp ứng các nhu cầu sau:

• Phân loại và ghi nhận các mặt hàng trong kho theo danh mục, số lượng, giá trị.

• Thiết lập quy trình nhập kho, xuất kho và kiểm kê định kỳ.

• Xác định mức tồn kho an toàn để đảm bảo luôn có đủ nguồn cung cấp.

• Theo dõi và cập nhật thông tin về tồn kho một cách định kỳ.

2.1 Cách truyền thống qua Excel

Nhiều phòng khám hiện nay ưu tiên sử dụng bảng tính Excel để ghi nhận thông tin về các mặt hàng trong kho. Bên cạnh đó, họ cũng dùng phần mềm này để tạo các công thức tính toán tồn kho, lượng nhập, xuất và tồn kho hiện tại, cùng với đó là những biểu đồ, đồ thị để minh họa sự biến động của tồn kho theo thời gian.

Cách là cách đơn giản, dễ thực hiện và tiết kiệm kinh phí nhất. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm Excel đòi hỏi người thực hiện phải thông thạo nhiều công thức và phải thiết lập các tính năng một cách thủ công, gây tốn thời gian, nhân lực.

2.2 Sử dụng phần mềm

• Riêng lẻ: Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho độc lập, được thiết kế đặc biệt cho việc quản lý nha khoa.
• Tích hợp: Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho tích hợp vào hệ thống quản lý toàn diện của phòng khám, giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.

Bạn đang quản lý vật tư nha khoa của phòng khám theo cách nào?

3. Quản lý tồn kho hiệu quả cùng SimlyDent

Nếu quản lý tồn kho không hiệu quả, phòng khám có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt nguồn cung cấp, gây ảnh hưởng đến quy trình điều trị và chất lượng dịch vụ. Thiếu sót trong quản lý tồn kho có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, chi phí không cần thiết và ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh của phòng khám. Quản lý tồn kho nha khoakhông hiệu quả cũng có thể gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp dịch vụ cho bệnh nhân và làm mất lòng tin của khách hàng.

Để quản lý hiệu quả tồn kho vật tư cũng như tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, bạn không thể thiếu một phần mềm đa tính năng giúp kiểm soát lượng hàng hóa hiệu quả và giảm thiểu thất thoát. Thấu hiểu những khó khăn và nhu cầu của các phòng khám nha khoa, SimlyDent - phần mềm quản lý phòng khám nha khoa ra đời sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề đang tồn đọng trong nhà kho của mình.

Nhập kho, xuất kho, kiểm kê kho nhanh chóng

Với tính năng nhập kho, xuất kho, kiểm kê kho đầy đủ nhu cầu quản lý kho cần thiết, phần mềm QLPK SimlyDent giúp khách hàng giải quyết vấn đề khó khăn của phòng khám về tình trạng thiếu hụt vật tư cũng như thất thoát hàng hóa. Tính năng này còn giúp nhân viên phòng khám dễ dàng quản lý và theo dõi số lượng hàng hóa trong kho. Việc nhập kho và xuất kho trở nên đơn giản và nhanh chóng.

Tính năng tồn kho của phần mềm QLPK SimlyDent giúp bạn kiểm soát vật tư nha khoa một cách hiệu quả

Đồng bộ nhanh từ Sàn Nha Khoa

Phần mềm có tính năng đồng bộ nhanh từ Sàn Nha Khoa - nơi cung cấp các thiết bị nha khoa uy tín tại Việt Nam, giúp giảm thiểu thời gian nhập kho bằng việc tự động đồng bộ hóa thông tin về các sản phẩm mua được từ Sàn Nha Khoa. Khi bạn mua sản phẩm từ Sàn Nha Khoa, thông tin về các sản phẩm này sẽ được tự động cập nhật và đồng bộ trên phần mềm. Việc này giúp tránh tình trạng phải nhập thông tin mua hàng một cách thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập kho.

Với tính năng đồng bộ nhanh, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các sản phẩm mua ở Sàn Nha Khoa trên phần mềm. Thông tin về số lượng, giá cả, thuộc tính sản phẩm hiện thị rõ ràng trên phần mềm. Điều này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho và chi tiêu, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời về việc tiếp tục mua hàng hay không.

Lập kế hoạch quản lý chặt chẽ

Thông qua việc quản lý tồn kho bằng phần mềm SimlyDent sẽ giúp phòng khám dễ dàng lên kế hoạch quản lý vật tư phù hợp. Cũng như chủ động mua sắm vật tư với số lượng hợp lý, tránh tình trạng hết hàng nửa chừng làm gián đoạn công việc của bác sĩ.

Đồng thời nhờ việc quản lý kho vật tư chính xác qua phần mềm sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian khi kiểm kê kho, giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa và dễ dàng cập nhật nhanh tình hình, số liệu tồn kho theo thời gian thực. Ngoài ra cũng dễ dàng truy xuất lịch sử cập nhật trên hệ thống trong các trường hợp cần kiểm tra lại tồn kho, người cập nhật.

Cảnh báo rủi ro chính xác

Tính năng cảnh báo hàng hóa sắp hết hạn và sắp hết hàng giúp nhân viên phòng khám biết được khi nào cần phải tiến hành mua sắm thêm hàng để tránh tình trạng hết hàng và làm gián đoạn công việc của bác sĩ.

Phần mềm nha khoa SimlyDent đảm bảo không bị mất dữ liệu hay gián đoạn khi nhân viên cũ nghỉ và bạn cần xem tình hình tồn kho. Dữ liệu sẽ được lưu trữ và có thể truy cập bất cứ lúc nào.

Ngoài tính năng quản lý tồn kho, phần mềm nha khoa SimlyDent còn cung cấp các tính năng khác như quản lý hồ sơ bệnh nhân, lịch hẹn, thanh toán, báo cáo tài chính và quản lý nhân viên. Tất cả những tính năng này giúp phòng khám nha khoa vận hành hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nhờ đó, phòng khám có thể chủ động bổ sung vật tư với số lượng hợp lý, tránh tình trạng hết hàng nửa chừng làm gián đoạn công việc của bác sĩ. Việc kiểm kê kho cũng trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian và sức lực. Chủ phòng khám cũng có thể cập nhật nhanh tình hình tồn kho với số liệu theo thời gian thực.

Phần mềm cũng giúp các phòng khám y khoa quản lý tốt trang thiết bị, dụng cụ, tránh thất thoát.

4. Những kỹ năng giúp quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc điều hành phòng khám. Để tăng hiệu quả trong công tác quản lý kho vật tư, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại, yếu tố con người cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số kỹ năng quản lý kho bạn có thể tham khảo để giúp tăng cường hiệu quả quản lý trong phòng khám:

4.1 Kiểm tra và theo dõi sát sao hàng tồn kho

Để quản lý kho hiệu quả, bạn cần xác định và theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác. Mặc dù đã có công cụ quản lý bằng phần mềm, nhưng cũng không nên chủ quan mà bỏ qua các khâu tự kiểm tra số lượng và loại hàng hóa trong kho định kỳ, đảm bảo rằng không có sự thất thoát hoặc hao hụt để cân đối số lượng trên hệ thống sao cho đồng bộ với thực tế. Đồng thời cũng có thể dựa vào cơ sở đó để tìm ra nguyên nhân, điều chỉnh và xử lý trong các trường hợp lệch kho.

4.2 Tối ưu hóa quy trình nhập và xuất kho

Để tăng cường hiệu quả quản lý kho, hãy tối ưu hóa quy trình nhập và xuất hàng. Điều này bao gồm việc thiết lập quy trình rõ ràng và hiệu quả cho việc đặt hàng, nhận hàng và lưu trữ hàng hóa.

4.3 Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý kho

Để ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý kho, kỹ năng sự dụng và vận thực hành tốt là điều không thể bỏ qua. Tốt nhất là nên có tài liệu hướng dẫn hoặc những lưu ý khi sử dụng, cũng như có thể ghi chú những típ sử dụng hiệu quả của người đi trước để giúp bộ phận nhanh chóng làm quen và sử dụng một cách có hiệu quả các tính năng hỗ trợ cho việc quản lý tồn kho của phòng khám.

4.4 Kiểm tra định kỳ và bảo trì thiết bị

Để đảm bảo rằng kho của bạn luôn hoạt động tốt và không có sự cố, hãy kiểm tra định kỳ và bảo trì các thiết bị trong kho. Điều này giúp tránh sự cố không mong muốn và tiết kiệm chi phí sửa chữa. Ngoài ra cần chú ý đến các sản phẩm cần bảo quản trong điều kiện đặc biệt như giữ lạnh, sản phẩm có hạn ngắn...

4.5 Đào tạo và quản lý nhân viên

Để quản lý kho hiệu quả, hãy đào tạo và quản lý nhân viên của bạn. Đảm bảo rằng họ hiểu và thực hiện đúng quy trình và quy định trong việc quản lý kho. Bạn cũng có thể xây dựng một hệ thống thưởng và khen thưởng để động viên và đảm bảo sự đóng góp của nhân viên.

Bên cạnh đó, nhân viên quản lý kho cần trang bị cho mình các kỹ năng mềm như: Hệ thống hóa sổ sách dữ liệu để bảo đảm quá trình cung cấp hàng hóa chính xác đúng thời gian. Hoặc kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp giúp gắn kết các nhân lực trong phòng khám.

4.6 Kỹ năng đánh giá hiệu quả

Cuối cùng, hãy theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý kho của bạn. Điều này giúp bạn nhận biết và sửa đổi những điểm yếu và tối ưu hóa các quy trình để đạt được hiệu suất tốt hơn.

Tóm lại, quản lý tồn khoa nha khoahiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc vận hành phòng khám nha khoa. Bằng cách áp dụng những kỹ năng quản lý kho trên, bạn có thể đảm bảo rằng việc cung cấp dịch vụ nha khoa diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được nhu cầu của bệnh nhân. SimlyDent là phần mềm quản lý nha khoa có tính năng quản lý tồn kho cùng các tính năng khác giúp phòng khám vận hành hiệu quả…

Để tìm hiểu về phần mềm quản lý phòng khám nha khoa thông minh SimlyDent, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau:

• Website SimlyDent: https://simlydent.vn/
• Hotline: 1900 633 639
• Email: simlydent@gmail.com
• Fanpage: https://www.facebook.com/simlydent
• Zalo OA: https://zalo.me/2565558072518292002
• Đăng ký dùng phần mềm nha khoa miễn phí tại đây: https://app.simlydent.vn/clinic-register