1. Bài toán của những người làm quản trị bệnh viện tư
Quản lý một bệnh viện tư nhân không dừng lại ở việc đầu tư thiết bị hay tuyển chọn bác sĩ giỏi. Để đảm bảo vận hành hiệu quả, đặc biệt ở các chuyên khoa đặc thù như Răng – Hàm – Mặt, ban giám đốc cần đảm bảo nguồn cung vật tư luôn ổn định và đạt chuẩn.
1.1 Tối ưu vận hành khoa Răng – Hàm – Mặt: Không chỉ là tay nghề, mà còn là nguồn cung ổn định
Chỉ cần một thiết bị nào đó gặp sự cố hoặc vật liệu không được cung cấp đúng thời điểm, thì lịch trình điều trị sẽ bị tác động rất lớn. Hệ quả là bệnh nhân buộc phải chờ đợi lâu hơn mong đợi, trong khi bác sĩ lại không thể thực hiện công việc của mình theo kế hoạch đã định. Tình huống như vậy không chỉ gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của bệnh viện mà còn làm giảm đi uy tín của cơ sở y tế trong mắt của người sử dụng dịch vụ.
1.2 Những yêu cầu khắt khe khi lựa chọn nhà cung ứng vật tư y tế chất lượng
Đối với các bệnh viện tư nhân, đặc biệt là những đơn vị có chuyên khoa Răng – Hàm – Mặt, việc lựa chọn nhà cung cấp vật tư y tế không đơn thuần dựa trên giá cả. Yếu tố quan trọng hơn cả là sự ổn định, minh bạch và khả năng đồng hành lâu dài. Một đối tác uy tín cần phải hiểu được cách bệnh viện vận hành, từ quy trình nhập hàng đến yêu cầu chuyên môn thực tế tại phòng điều trị.
Bên cạnh chất lượng sản phẩm, nhà cung cấp cần đáp ứng hàng loạt tiêu chí khắt khe: giao hàng đúng thời gian cam kết, số lượng đầy đủ; chính sách bảo hành rõ ràng, dễ kiểm soát; có khả năng xuất hóa đơn VAT đúng quy định để hỗ trợ công tác kế toán – kiểm toán nội bộ; và đặc biệt, phải có cam kết đồng hành dài hạn, hỗ trợ nhanh chóng khi bệnh viện cần.
2. Từ tìm kiếm đến hợp tác: Bệnh viện chủ động chọn Sàn Nha Khoa
Hợp tác giữa hai bên không bắt đầu từ một hợp đồng chào hàng, mà từ một quyết định chiến lược của Ban Giám đốc Bệnh viện Phương Nam: thay đổi cách tiếp cận trong quản lý chuỗi cung ứng.
2.1 Vì sao bệnh viện không chọn các đối tác cũ?
Trước đây, bệnh viện đã tiến hành hợp tác với một số đơn vị cung cấp vật tư nhỏ lẻ. Tuy nhiên, trong quá trình này, đã xuất hiện nhiều vấn đề phát sinh như giao hàng không đúng hạn, số lượng hàng hóa không đủ như yêu cầu, không thể xuất hóa đơn khi cần thiết, và thiếu sót trong khâu chăm sóc sau bán hàng. Những điều này đã gây ra không ít khó khăn cho cả bộ phận vật tư và các chuyên gia y tế trong việc duy trì và đảm bảo chất lượng dịch vụ điều trị mà bệnh viện hướng tới.
2.2 Những tiêu chí buộc nhà cung cấp phải đáp ứng: Bảo hành, VAT, tốc độ và uy tín
Từ kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình vận hành, Ban Giám đốc Bệnh viện Phương Nam xác định rõ rằng: chỉ những nhà cung cấp có năng lực toàn diện mới có thể đồng hành lâu dài. Việc lựa chọn đối tác không dựa trên yếu tố giá rẻ, mà trên sự ổn định, tính chuyên nghiệp và khả năng xử lý nhanh khi có tình huống phát sinh.
Theo đó, các tiêu chí được đặt ra ngay từ đầu bao gồm: sản phẩm phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, có nguồn gốc rõ ràng và đầy đủ chứng từ; đồng thời, đơn vị cung cấp cần đảm bảo xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho toàn bộ đơn hàng, phục vụ công tác kiểm toán và minh bạch tài chính của bệnh viện.
Bên cạnh đó, nhà cung cấp phải cam kết giao hàng đúng tiến độ, phù hợp với lịch vận hành điều trị tại khoa. Ngoài ra, sự hiện diện của nhân sự kỹ thuật hỗ trợ trực tiếp, tư vấn chuyên môn và xử lý sự cố nhanh chóng cũng là yếu tố bắt buộc, thể hiện năng lực thực tế và sự chuyên nghiệp trong hợp tác.
2.3 Ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với Sàn Nha Khoa – Nền tảng TMĐT số 1 Việt Nam
Trong quá trình tìm kiếm đối tác cung cấp vật tư y tế mới, đại diện Bệnh viện Phương Nam đã tiếp cận Sàn Nha Khoa thông qua nền tảng thương mại điện tử chuyên ngành Sannhakhoa.com. Đây là nơi quy tụ đầy đủ danh mục sản phẩm, thiết bị và vật liệu nha khoa chính hãng, đáp ứng cả nhu cầu điều trị lâm sàng lẫn yêu cầu về chứng từ, pháp lý.
Ngay từ lần đầu trao đổi, Sàn Nha Khoa để lại ấn tượng mạnh nhờ quy trình báo giá minh bạch, tư vấn chuyên môn rõ ràng và tốc độ phản hồi nhanh chóng. Phong cách làm việc bài bản và thái độ hợp tác chuyên nghiệp là lý do khiến ban giám đốc tin tưởng lựa chọn Sàn Nha Khoa, thay vì tiếp tục với các đơn vị cung cấp cũ vốn thiếu ổn định.
3. Quy trình triển khai hợp tác: Khi chuyên nghiệp là điều kiện tiên quyết
Hợp tác giữa một bệnh viện tư nhân và nhà cung cấp vật tư y tế không thể dừng lại ở việc “giao hàng và thanh toán”. Điều Bệnh viện Phương Nam cần là một quy trình làm việc chặt chẽ, minh bạch, có thể kiểm soát được cả trước, trong và sau giao dịch.
3.1 Tiếp nhận nhu cầu – Phân tích – Đề xuất giải pháp vật tư phù hợp
Ngay sau khi nhận được đề nghị hợp tác từ Bệnh viện Phương Nam, đội ngũ tư vấn của Sàn Nha Khoa không triển khai theo mẫu có sẵn mà bắt đầu bằng một phiên làm việc trực tiếp với các phòng ban chuyên trách tại bệnh viện. Mục tiêu là thu thập dữ liệu thực tế để xây dựng giải pháp cung ứng “đo ni đóng giày” cho quy trình vận hành của khoa Răng – Hàm – Mặt.
Phòng Vật tư y tế là đơn vị đầu tiên được làm việc để thống kê số lượng sản phẩm sử dụng trong từng quý, phân tích biến động tiêu hao theo mùa vụ hoặc theo từng nhóm dịch vụ điều trị. Ngoài ra, Sàn Nha Khoa còn rà soát các mã hàng đang dùng, đánh giá độ ổn định trong vận hành, từ đó xác định những vật tư cần tối ưu hoặc thay thế.
Đồng thời, Sàn Nha Khoa phối hợp với Khoa Răng – Hàm – Mặt để hiểu rõ hơn về yêu cầu kỹ thuật trong điều trị và thói quen sử dụng vật liệu của từng bác sĩ. Việc khảo sát không chỉ giúp đảm bảo tính tương thích về chuyên môn mà còn nâng cao hiệu quả điều trị nhờ đề xuất các dòng vật tư phù hợp hơn với phong cách lâm sàng của đội ngũ.
Tất cả thông tin được tổng hợp thành một báo cáo phân tích nhu cầu chi tiết, đi kèm các đề xuất sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm trong danh mục đều được Sàn Nha Khoa cung cấp mô tả kỹ thuật rõ ràng, chứng từ hợp chuẩn, bảng giá minh bạch và phương án giao hàng linh hoạt. Điều này giúp Ban giám đốc bệnh viện có đủ dữ liệu để ra quyết định nhanh chóng và tin tưởng vào chất lượng triển khai từ phía nhà cung cấp.
3.2 Ký hợp đồng – Đảm bảo pháp lý và minh bạch tài chính
Sau quá trình làm rõ nhu cầu và thống nhất danh mục sản phẩm, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng chính thức. Đây không chỉ là bước xác lập trách nhiệm pháp lý giữa bệnh viện và nhà cung cấp, mà còn là cam kết rõ ràng về tiến độ, chất lượng, và tính minh bạch trong mọi giao dịch.
Hợp đồng được soạn thảo với các điều khoản chi tiết và khả thi, bao gồm lịch giao hàng được chia theo từng đợt cụ thể, thường là theo quý hoặc theo lô điều trị, phù hợp với nhịp độ vận hành của khoa Răng – Hàm – Mặt. Mỗi đợt giao hàng đều được kiểm soát theo lịch trình, kèm theo biên bản giao nhận rõ ràng, giúp phòng vật tư dễ dàng đối chiếu và lập kế hoạch tiếp theo.
Phần điều khoản bảo hành và đổi trả cũng được quy định cụ thể trong hợp đồng. Với các thiết bị như tay khoan hay dụng cụ khám, Sàn Nha Khoa cam kết bảo hành chính hãng theo tiêu chuẩn nhà sản xuất, đồng thời hỗ trợ đổi trả ngay lập tức nếu phát hiện lỗi kỹ thuật trong quá trình sử dụng.
Về tài chính, hợp đồng quy định rõ giá trị từng đợt thanh toán, điều kiện thanh toán, phương thức chuyển khoản và đặc biệt là yêu cầu xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Điều này đảm bảo rằng các khoản chi đều được kiểm toán minh bạch, phục vụ tốt cho công tác quản lý ngân sách bệnh viện.
Cuối cùng, để đảm bảo minh bạch và truy xuất nguồn gốc, mỗi đơn hàng đều đi kèm biên bản nghiệm thu, tem mác đầy đủ, hồ sơ kiểm tra chất lượng, và tài liệu chứng minh xuất xứ, tất cả được lưu trữ đầy đủ để phục vụ khi cần đối chiếu hoặc thanh kiểm tra định kỳ từ cơ quan chức năng.
3.3 Giao hàng – Hướng dẫn sử dụng – Hậu mãi rõ ràng
Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, Sàn Nha Khoa kích hoạt quy trình giao hàng theo đúng kế hoạch đã thống nhất. Với các sản phẩm tiêu hao như chất lấy dấu, composite, bond, găng tay hay những vật tư cần sử dụng liên tục trong điều trị hằng ngày, Sàn Nha Khoa cam kết giao trong vòng 24–48 giờ tại khu vực TP.HCM. Đơn hàng được phân loại, đóng gói theo nhóm kỹ thuật để bệnh viện dễ dàng kiểm kê và sắp xếp kho bãi.
Với nhóm thiết bị y tế chuyên dụng như tay khoan hay XQuang & Sensor, Sàn Nha Khoa triển khai thêm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ. Kỹ thuật viên của công ty sẽ trực tiếp đến bệnh viện để kiểm tra thiết bị trước khi bàn giao, thực hiện lắp đặt thử, đồng thời hướng dẫn cách sử dụng đúng chuẩn kỹ thuật cho đội ngũ y tế. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong thao tác và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Tất cả thiết bị đều được kích hoạt bảo hành điện tử, giúp bệnh viện dễ dàng tra cứu, đối chiếu và theo dõi tình trạng trong suốt thời gian sử dụng. Trong trường hợp bác sĩ điều trị muốn thay đổi cách sử dụng hoặc cập nhật kỹ thuật mới, Sàn Nha Khoa cũng sẵn sàng cử cán bộ chuyên môn đến tư vấn trực tiếp, đảm bảo thiết bị đáp ứng đúng nhu cầu điều trị.
Quan trọng hơn cả, mỗi bệnh viện hợp tác với Sàn Nha Khoa đều được phân công một chuyên viên chăm sóc khách hàng riêng, đóng vai trò là đầu mối hỗ trợ xuyên suốt từ xử lý đơn hàng, kiểm tra tồn kho, đến bảo trì bảo hành và phản hồi nhanh các tình huống phát sinh. Chính sự đồng hành sát sao này đã giúp quá trình hợp tác không bị đứt đoạn, đồng thời tạo cảm giác an tâm cho cả bộ phận vật tư và đội ngũ y bác sĩ trong quá trình sử dụng sản phẩm.
4. Hiệu quả hợp tác nhìn từ thực tế vận hành
Hiệu quả của một mối quan hệ hợp tác không chỉ nằm ở cảm nhận chủ quan, mà phải được thể hiện bằng những thay đổi rõ rệt trong hoạt động thực tế. Với Bệnh viện Phương Nam, hợp tác cùng Sàn Nha Khoa không chỉ giải quyết bài toán vật tư ngắn hạn, mà còn mang lại những cải thiện bền vững trong vận hành – từ hành chính đến chuyên môn.
4.1 Chuỗi cung ứng chủ động giúp bệnh viện yên tâm không bị đứt hàng
Trước khi hợp tác với Sàn Nha Khoa, bộ phận vật tư của bệnh viện thường xuyên gặp phải tình trạng bị động trong việc chờ hàng, tiến hành rà soát thủ công và xử lý tình huống thiếu hụt vào phút cuối. Điều này đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các ca điều trị trong ngày, đặc biệt là những thủ thuật yêu cầu vật tư chuyên dụng.
Sau khi Sàn Nha Khoa triển khai kế hoạch nhập hàng định kỳ và hỗ trợ xây dựng bảng kiểm soát tồn kho theo quý, bộ phận hành chính – vật tư đã trở nên chủ động hơn trong việc theo dõi lượng tiêu hao, lập kế hoạch đặt hàng trước và duy trì mức tồn kho an toàn. Nhờ vậy, Khoa Răng – Hàm – Mặt có thể hoạt động liên tục, không bị gián đoạn, và không lo lắng về việc thiếu dụng cụ hay vật liệu trong các ca điều trị chuyên sâu.
4.2 Tốc độ giao hàng nhanh, hỗ trợ chuyên môn tốt
Một trong những điểm nổi bật được các bác sĩ và trưởng khoa đánh giá cao chính là khả năng phản ứng nhanh từ phía Sàn Nha Khoa. Các đơn hàng tiêu hao thường được giao trong vòng 24–48 giờ. Với những tình huống phát sinh đột xuất, chẳng hạn cần bổ sung thêm vật liệu cho ca phẫu thuật đặc biệt. Sàn Nha Khoa sẵn sàng tìm kiếm phương án và điều phối vận chuyển ngay trong ngày.
Bên cạnh đó, các dòng sản phẩm như tay khoan hay thiết bị kỹ thuật đều được Sàn Nha Khoa hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì định kỳ. Sự chủ động này không chỉ giúp bệnh viện tiết kiệm thời gian xử lý sự cố, mà còn giúp bác sĩ tự tin hơn khi sử dụng thiết bị mới, không cần mất thời gian tự nghiên cứu hay lo lắng khi có thay đổi về kỹ thuật.
4.3 Quyết định tái ký – niềm tin đến từ thực tế
Không cần đến những chiến dịch quảng cáo hay cam kết phô trương, niềm tin giữa hai bên được hình thành từ quá trình làm việc thực tế, từ sự ổn định trong giao hàng, đến sự rõ ràng trong bảo hành và phản hồi kịp thời khi có sự cố. Sau giai đoạn đầu hợp tác thành công, Ban Giám đốc Bệnh viện Phương Nam đã quyết định tái ký hợp đồng lâu dài với Sàn Nha Khoa, chính thức đưa Sàn Nha Khoa trở thành đối tác chiến lược trong mảng vật tư nha khoa của bệnh viện. Đây không chỉ là minh chứng cho sự hài lòng, mà còn là kết quả của một quy trình hợp tác đúng đắn – nơi mà cả hai bên đều cam kết, đồng hành và cải tiến liên tục vì mục tiêu phát triển lâu dài.
Chọn đúng đối tác không đơn thuần là lựa chọn nhà cung cấp – đó là bước đi chiến lược để đảm bảo vận hành ổn định và nâng cao chất lượng điều trị lâu dài. Câu chuyện hợp tác giữa Bệnh viện Phương Nam và Sàn Nha Khoa là minh chứng cho một quy trình chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả thực tế. Nếu đơn vị của bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực vật tư – thiết bị nha khoa, hãy liên hệ với Sàn Nha Khoa ngay hôm nay để bắt đầu hành trình hợp tác bền vững và tối ưu chi phí vận hành.
